Herramientas de trabajo colaborativo

La irrupción de la pandemia en 2020 supuso un auténtico punto de inflexión para el mundo empresarial que conocíamos, obligando a la práctica totalidad de los negocios a repensar modelos sociolaborales y adaptarse a una nueva dinámica en un abrir y cerrar de ojos.

Echando la vista atrás, observamos cómo la crisis ha permitido a muchas empresas, no sin grandes esfuerzos, ensayar, aprender, acelerar y redefinir procesos internos; reformular las relaciones con sus clientes y su capital humano, transformando esa necesidad imperante -la de mantenerse a flote en un escenario tan complejo- en una oportunidad para mejorar y crecer en la transición hacia un paradigma más digital, innovador y sostenible.

Una supervivencia que no habría sido posible sin el teletrabajo y el uso generalizado de las herramientas colaborativas, salvavidas para muchas organizaciones en tiempos de coronavirus. Ahora, con el debate abierto sobre los nuevos esquemas laborales en la era poscovid, estas plataformas continuarán siendo determinantes para apuntalar el cambio organizativo y cultural que supone la transformación tecnológica en el ámbito corporativo. Un síntoma incuestionable de la mejora del nivel de madurez digital de las pymes y autónomos de nuestro país.

Una ventaja competitiva para las empresas

Hoy por hoy, la colaboración es un ingrediente esencial del trabajo creativo. Ya sea en espacios físicos -cada vez más adaptados a la nueva realidad- o virtuales. Un motor para la innovación en el seno de las organizaciones.

La coyuntura actual propicia la realización de tareas en entornos que fomentan la cooperación entre compañeros, que posibilitan compartir información de una manera ágil y sencilla; y que, en definitiva, potencian el rol activo de todos los miembros de un equipo.

Desde la perspectiva del mundo en línea, nada de esto sería posible sin ese conjunto de sistemas colaborativos que permiten planificar proyectos, asignar responsabilidades, coordinar las labores y comunicarse de un modo eficiente.

Utilidades que, en el día a día, contribuyen abiertamente a lograr sinergias, alinear los objetivos y fijar las prioridades, desde cualquier lugar, a través de cualquier dispositivo y de manera simultánea por medio de flujos de trabajo organizados. Sin duda, elementos decisivos para obtener un mejor control del tiempo, simplificar tareas, optimizar los procesos, lograr un ahorro de costes y anotarse una mayor productividad.

Al mismo tiempo, un buen software colaborativo también favorece la responsabilidad individual, la identificación del talento (con sus fortalezas y debilidades), el impulso del aprendizaje y la generación de conocimiento conjunto.

De ahí que las empresas que busquen crecer y mantenerse en el tiempo necesiten alentar la colaboración entre equipos, conectando a todos sus miembros para interactuar, comunicarse y trabajar colectivamente, con el fin de sacar un mayor rédito a su quehacer diario.

¿Qué herramientas elegir?

En los últimos meses, el trabajo -en todas sus dimensiones- ha experimentado una evolución singular, al igual que los propios espacios laborales, que ahora precisan de entornos centralizados en los que unificar la colaboración de los equipos.

Conocer las necesidades y objetivos propios de la organización, el tipo de proyecto a ejecutar, la estructuración interna o las diversas funcionalidades que cada herramienta ofrece son aspectos cruciales para decantarse por una u otra plataforma.

Actualmente, es posible encontrar en el mercado un amplio abanico de aplicaciones para el trabajo colaborativo, adecuadas para casi cualquier ámbito de actividad profesional, que pueden clasificarse en las siguientes categorías:

• Herramientas para la creación de proyectos. Por lo general, los diversos proyectos se nutren, primeramente, de “lluvias de ideas” (brainstorming) para, en un segundo momento, conceptualizarlas e implementar flujos de trabajo dentro de la organización. En esta categoría encontramos utilidades para buscar, clasificar, organizar, generar y compartir información y conocimiento como:
  • Symbaloo, una aplicación con la cual diseñar escritorios web que pueden compartirse con otros usuarios para trabajar grupalmente en un determinado proyecto.
  • MindMeister, una herramienta TIC para crear mapas mentales online que permite organizar los ejes del trabajo, desarrollar y compartir ideas de una forma gráfica.
  • Padlet, ideal para diseñar murales virtuales de forma colaborativa en los que se pueden incluir elementos multimedia, documentos y vínculos para compartir.
• Herramientas para entornos de trabajo. Entre sus muchas funcionalidades, estas plataformas multitask incorporan software con el que crear, guardar y sincronizar archivos en la nube y editar documentos en tiempo real. Otras utilidades interesantes tienen que ver con los servicios de chat y mensajería, videoconferencias y calendarios compartidos. Tres de los paquetes más populares y extendidos:
  • Office 365 de Microsoft. El entorno colaborativo del gigante estadounidense agrupa una suite de programas ofimáticos que permiten la edición online (Microsoft Word, Excel PowerPoint), un gestor de correo electrónico (Outlook), junto a aplicaciones como OneNote (bloc de notas digital para recopilar información y compartirla multiusuario), OneDrive (almacenamiento cloud), Microsoft Stream (un servicio corporativo para compartir vídeos) o Teams, su plataforma de comunicación y colaboración que incorpora chat, reuniones de vídeo, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.
  • Google WorkSpace. Anteriormente conocida como G Suite, la alternativa del famoso buscador a Office 365 ofrece un paquete de servicios integrados, basados en la nube, que engloba diversas herramientas de productividad y colaboración (Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Google Docs, Sites…) para que los equipos de trabajo puedan crear contenido, comunicarse y colaborar.
  • Una tercera propuesta podría ser Zoho (antes AdventNet), un grupo de aplicaciones que, a modo de workplace, brinda un espacio de trabajo colaborativo online para equipos con el que generar, almacenar y compartir archivos y ficheros. Entre sus soluciones, un servicio de reuniones virtuales, chat, correo electrónico y herramientas ofimáticas en líneas (procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones…).
• Herramientas para la comunicación online. Aplicaciones con las que los miembros de un equipo pueden interactuar a través de chats o videoconferencia. En esta categoría se encuentran, entre otras:
  • Google Hangouts, el servicio de mensajería de Google, a través del cual se pueden realizar llamadas y videoconferencias -así como compartir archivos- en un mismo espacio, permitiendo trabajar a los equipos desde un único lugar.
  • Skype es una de las herramientas colaborativas más veteranas. Con el producto de Microsoft Office 365 se puede chatear, efectuar llamadas individuales o grupales (a fijos y móviles), compartir archivos y mantener reuniones con los integrantes de un equipo y colaboradores.
  • Zoom. La pandemia ha impulsado notablemente el uso de esta aplicación para realizar videoconferencias y reuniones virtuales desde ordenadores, tabletas y teléfonos móviles. Sus versiones freemium y de pago ofrecen la posibilidad de compartir mensajes de texto, imágenes y documentos.
  • Slack. Al igual que Zoom, este paquete de software ha ganado popularidad en los últimos meses. Entre sus funcionalidades más destacadas, la posibilidad de hacer llamadas de voz o vídeo en línea (en diferentes canales segmentados), compartir pantallas en las sesiones de videoconferencia o intercambiar archivos en cualquier formato.
• Herramientas para la gestión de tareas. Este tipo de soluciones digitales ayuda a organizar los proyectos de un modo muy gráfico para facilitar su control, la distribución de funciones, la visualización y la participación, según roles, por parte de los integrantes de un equipo. Entre sus funciones más extendidas, la creación de tarjetas virtuales de información, la adjudicación de tareas, la fijación de las fechas de entrega y un seguimiento completo del workflow. En esta categoría destacan aplicaciones como:
  • Basecamp. Este software de gestión colaborativa basado en la nube facilita la ordenación de los procesos de trabajo, la priorización de labores según la importancia asignada y la división de las tareas en proyectos separados, ‘aglutinando’ toda la información necesaria para su correcta ejecución en tableros de mensajes, conversaciones vía chat entre los colaboradores, documentos compartidos, fechas de entrega…
  • Trello, el conocido programa de administración de proyectos que permite, a modo de tablero virtual, organizar la información mediante el registro de las actividades a partir de tarjetas (tipo post it) con las cuales gestionar las tareas de los usuarios invitados, adjuntar archivos, etiquetar eventos, etc.
• Herramientas para compartir y almacenar archivos en la nube. Por regla general, el trabajo colaborativo requiere enviar y recibir un gran volumen de información, además de subirla y guardarla en un espacio seguro (nube) para compartirla, hacer un uso posterior de la misma, etc. Algunas de las aplicaciones que facilitan esta labor del trabajo en equipo:
  • Dropbox, un servicio de almacenamiento online sobradamente conocido que ofrece la posibilidad de almacenar y compartir archivos con terceros de una forma sencilla y fiable. El acceso a la herramienta se puede realizar desde cualquier dispositivo.
  • Google Drive. La aplicación de almacenamiento cloud de Google es una buena solución para guardar y compartir todo tipo de documentos y carpetas. Entre sus características más destacadas, la edición en línea de la información. Por su parte, como requisito indispensable, para compartir archivos mediante esta utilidad se necesita una cuenta de correo de Gmail.
  • WeTransfer. Esta herramienta facilita la transferencia de archivos por medio de la nube, siendo gratuita para envíos pesados de hasta 2GB. Por el contrario, si se supera ese límite se requiere una suscripción mensual al servicio. A destacar, el hecho de que el destinatario dispone de unos días para la descarga. De este modo, los archivos no se almacenan; únicamente se conservan durante un plazo finito y, posteriormente, se eliminan. Como alternativas a este servicio de intercambio de archivos, Smash, SendGB o SendAnywhere, entre otras.

El trabajo colaborativo remoto se ha convertido en un modelo de organización clave, prácticamente imperativo, para impulsar la interacción, potenciar la comunicación y aplicar soluciones laborales conjuntas basadas en la fuerza del grupo.

Con el teletrabajo más asentado en la cultura empresarial, es hora de que las empresas que todavía no lo han hecho apuesten por las herramientas colaborativas para consolidar su proceso de transformación digital de los espacios y lugares de trabajo.