La facturación electrónica y Verifactu

En los próximo dos años se producirán dos importantes novedades en el ámbito de la facturación de las empresas españolas. Por un lado, se implantará la obligatoriedad de realizar las facturas en formato electrónico (factura electrónica) y por otro la automatización del envío de registros de facturas emitidas a la Agencia Tributaria, conocido como sistema VERIFACTU. Aunque algunas de estas iniciativas aún no han entrado en vigor, conviene que las empresas vayan conociendo en que consisten y cómo podrían impactar en los procesos de facturación.

¿Qué es la facturación electrónica?

Voy a empezar por lo más importante, saber qué es la factura electrónica. Enmarcada dentro de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresa- la denominada Ley Crea y Crece-, representa un paso significativo hacia la digitalización de los procesos de facturación, pues trata de modernizar y agilizar los trámites fiscales mediante la emisión de facturas electrónicas, incluyendo características como códigos QR para facilitar su verificación. La factura electrónica deberá garantizar la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido de esta. Este nuevo modelo de facturación prevé una comunicación mediante los sistemas de facturación entre el emisor de la factura y el receptor, de tal forma que el cliente tenga que comunicar a su proveedor la aceptación o rechazo comercial de la factura y el pago efectivo completo de la misma y su fecha, aspectos que además deberán comunicarse también a la AEAT.

El desarrollo reglamentario de esta Ley contempla un modelo mixto para la emisión de facturas electrónicas. Por un lado, se regulan las plataformas privadas de factura electrónica, fijando los requisitos, su funcionamiento y detallando qué tipo de  informaciones se han de suministrar. Y por otro, se establece una solución pública de facturación que pretende, tanto abarcar a las empresas que no utilicen operadores privados como servir de repositorio de la información de todas las facturas, de tal manera que se pueden cumplir los compromisos de interoperabilidad y accesibilidad de la factura electrónica y, sobre todo, de control de los periodos medios de pago.

¿Quién está obligado a este modelo de facturación?

La siguiente pregunta es saber quién está gravado con este nuevo modelo de facturación. Pues bien, los obligados son los empresarios y profesionales que deban expedir y entregar factura en el desarrollo de su actividad, cuando el destinatario sea un empresario o profesional.  Se contempla como excepcionan aquellos supuestos en los que se emitan facturas simplificadas (tiques), los que no existe obligación de emitir factura y solo será exigible cuando tanto el destinatario como el emisor estén establecidos en España, con sede de su actividad económica en el país o tener un establecimiento permanente. En cualquier caso, aunque aún no se ha definido completamente su implementación, la AEAT está en proceso de revisión y definición de los requisitos y procedimientos necesarios para su adopción generalizada, que se estima será a partir de 2025.  Es decir que aún está pendiente de aprobación y publicación el Reglamento que, además de contemplar estos aspectos técnicos, marcará los plazos de entrada en vigor de la obligación de facturar de forma electrónica.

Teniendo esto en cuenta el calendario previsto de inicio para su implantación (emisión), a falta de su confirmación, seguiría los siguientes hitos: un año a partir de la entrada en vigor del reglamento para la implantación de la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales con facturación superior a 8 millones de euros anuales; para aquellos con una  facturación inferior a 8 millones de euros anuales, dos años desde la entrada en vigor del reglamento; y para los autónomos, con independencia de su facturación, tendrán un plazo de 3 años desde la entrada en vigor del reglamento.

Los tiempos son diferentes si lo abordamos desde la exigencia de trasladar información sobre los estados de las facturas a la Agencia Tributaria. En este caso, aquellas empresas con una facturación inferior a los 6 millones de euros deberán cumplir el requisito antes de los 36 meses; y para los profesionales y autónomos con una facturación inferior a los 6 millones deberán cumplir el requisito antes de los 48 meses.

¿Qué es Verifactu?

 Verifactu es una solución dirigida a las empresas con una facturación anual inferior a los 6 millones de euros. Se trata de un Sistema de Información Inmediata automatizado que permite el envío recurrente de registros de facturas a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de manera automática.

El origen de esta nueva obligación hay que buscarlo en la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley Antifraude), y fue a finales de 2023 cuando se aprobó el desarrollo reglamentario de esta Ley mediante el llamado Reglamento Verifactu (RD 100//2023 de 06/12/2023). El Reglamento VeriFactu busca regular los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación de modo para que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturas y parte con una serie de objetivos como son:

• Inalterabilidad de la facturación
• Digitalización y estandarización
• Simplificación administrativa
• Promover la conciencia fiscal y la colaboración ciudadana

Ventajas de Verifactu

Mediante esta regulación se aseguran varias cuestiones. Por un lado, que toda transacción económica genere una factura y una anotación en el sistema informático. Y por otro que se permitirá la remisión de la información a la AEAT, fijando las obligaciones a los fabricantes o desarrolladores de los sistemas informáticos de facturación. Porque, en definitiva, el sistema quiere garantizar la integridad y la autenticidad de las facturas emitidas, reduciendo así el riesgo de fraude fiscal.

Una de las principales ventajas de Verifactu es que facilitará la cumplimentación de las declaraciones de impuestos y libros contables, ya que envía de forma automática las facturas a Hacienda. Y así los autónomos y empresarios podrán tener sus declaraciones autocompletadas con los datos enviados.

Esta medida afecta a todas las facturas emitidas, tanto las completas como las simplificadas, y a todos los empresarios y profesionales, pymes y autónomos (atribución de rentas). Es importante resaltar que el reglamento deja fuera del ámbito de aplicación, principalmente, a las entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades, mientras que aquellas que están parcialmente exentas solo estarán obligadas por las operaciones cuyas rentas deban ser objeto de integración en la base imponible del referido impuesto.

En lo que se refiere a los contribuyentes obligados al SII con anterioridad a la entrada en vigor del presente Reglamento, se entenderá que cumplen todos los requisitos exigidos por medio de los registros enviados al SII. No obstante, estos contribuyentes deberán incluir algunos datos en el registro de facturación de alta como el número, la serie, la fecha de expedición y parte de la huella o “hash” del registro de facturación de alta correspondiente a la factura anterior; así como el código de identificación del sistema informático utilizado, la fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta, tal y como regula el Real Decreto.

Es importante remarcar, que el reglamento regula, las características que deben tener los sistemas informáticos pero la denominación Verifactu viene de la posibilidad que tienen los contribuyentes de transmitir los registros de facturación a la AEAT de forma inmediata a su producción. En este sentido, serán los sistemas que envíen los registros de facturación de forma inmediata a la AEAT los que tengan la consideración de sistema Verifactu el resto tendrán la obligación de conservar los registros que se generen asegurando su inalterabilidad e integridad. Por tanto, con independencia de esta posibilidad, los sistemas informáticos deben cumplir con los requisitos de generación de registros de alta de factura, existiendo además la posibilidad para la AEAT de personarse donde esté el sistema informático y exigir acceso inmediato al mismo.

También puede requerir que se aporten los registros de facturación y podrá requerir a los productores o comercializadores que acrediten que los sistemas informáticos cumplan los requisitos. En este sentido, los sistemas informáticos deberán contemplar una declaración responsable que autocertifique que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el art 29.2.j LGT, el Reglamento 1007/23 y la OM de desarrollo. Debe constar por escrito, estar visible dentro del propio sistema y ser conservado durante el periodo de prescripción.

Llegado este punto, es importante tener en cuenta que en los casos en los que se produzca la remisión automática de los registros de factura la misma deberá contener la siguiente leyenda: “ Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o Verifactu”, lo que  permitirá al comprador comprobar si la factura consta en la base de datos de la AEAT mediante un código QR que se insertará en cada factura. Respecto a la entrada en vigor de esta obligación el Reglamento a establecido el 27 de julio de 2025 como fecha para que todas las empresas tengan adaptados sus sistemas informáticos de facturación a dichos requisitos.

Diferencias entre la factura electrónica y VERIFACTU

La diferencia entre la facturación electrónica y Verifactu es que este último se centra en la automatización del proceso de envío de facturas a la AEAT, mientras que la factura electrónica representa un cambio hacia la digitalización de las facturas en sí mismas, utilizando formatos electrónicos y códigos QR para su identificación. Por lo tanto, la factura electrónica será la nueva forma de emitir facturas y Verifactu servirá para hacérselas llegar de forma casi inmediata a la Agencia Tributaria para que puedan activar sus mecanismos de control. 

En resumen, tanto Verifactu como la factura electrónica representan avances significativos hacia una mayor eficiencia y transparencia en los procesos de facturación y cumplimiento tributario. Y aunque aún no ha entrado en vigor todo el reglamento, es muy recomendable e importante mantenerse informado sobre cualquier actualización o desarrollo en estas áreas para garantizar el cumplimiento adecuado con las obligaciones fiscales.